Nowy rozdział w zarządzaniu finansami miejskich jednostek, zwłaszcza oświatowych

Jednostki miejskie wkraczają w nowy etap obsługi finansowo-administracyjnej dzięki powstaniu Olsztyńskiego Centrum Usług Wspólnych (OCUW). To duża zmiana, która ma usprawnić pracę szkół, przedszkoli i innych placówek, zapewniając wyższą jakość usług oraz większe bezpieczeństwo w zarządzaniu publicznymi pieniędzmi. Miasto przygotowywało się do tego projektu przez wiele miesięcy, żeby 1 października uruchomić jednostkę, której celem jest przede wszystkim nowoczesna i sprawna administracja.

Dotychczasowa księgowość olsztyńskich placówek działała w rozproszony sposób, a każdy zespół zajmował się tylko swoją szkołą czy przedszkolem. Choć taki system miał swoje zalety, utrudniał wykorzystanie pełnego potencjału pracowników i prowadził do różnic w standardach pracy. Centrum Usług Wspólnych ma to zmienić.

OCUW, w pierwszym etapie, będzie obsługiwać 66 szkół i przedszkoli w całym mieście. Od stycznia 2026 roku przejmie pełną obsługę finansowo-księgową oraz płacową. Oznacza to m.in. prowadzenie rachunkowości, przygotowywanie materiałów do planów finansowych, sporządzanie sprawozdań, obsługę Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz rozliczenia z urzędem skarbowym i ZUS.

- Olsztyn dołącza do samorządów, które wprowadzają nowoczesne rozwiązania w zarządzaniu finansami oświaty. Dla szkół i przedszkoli oznacza to mniej spraw biurokratycznych. Dla miasta – lepsze gospodarowanie budżetem. A mieszkańcy mogą być pewni, że publiczne pieniądze są wydawane przejrzyście i bezpiecznie - mówi zastępczyni prezydenta Olsztyna, Sylwia Rembiszewska-Piątek.

Dotychczas w każdej szkole główny księgowy pracował w pełnym wymiarze, a czasem dodatkowo w innych placówkach, co prowadziło do nadmiernego rozciągnięcia obowiązków. Przykładowo, jeden księgowy miał etaty w dwóch szkołach i jednym przedszkolu. Centralizacja w OCUW pozwoli uporządkować te procesy, lepiej wykorzystać zasoby i usprawnić pracę administracji.

– Centralizacja obsługi pozwoli nam skuteczniej planować i kontrolować wydatki– dodaje Anna Staśkiewicz Skarbnik Miasta Olsztyna – Dzięki ujednoliceniu procedur i wykorzystaniu specjalistycznych zespołów, będziemy mogli lepiej prognozować potrzeby finansowe placówek, a jednocześnie szybciej reagować na zmiany w dochodach i wydatkach budżetu miasta.
Wiele osób pytało o przyszłość dotychczasowych pracowników księgowości. Centralizacja nie oznacza redukcji etatów. Wręcz przeciwnie, od 1 stycznia 2026 roku wszyscy dotychczasowi pracownicy księgowo-płacowi staną się pracownikami OCUW, z zachowaniem wszystkich praw wynikających z kodeksu pracy. Nowa struktura pozwoli wprowadzić jednolite standardy i podnieść jakość obsługi.

– Rodzice i uczniowie praktycznie nie odczują zmian. Centrum zajmuje się wyłącznie sprawami administracyjno-księgowymi. Wszystko, co dotyczy nauczania, wychowania czy kontaktu z rodzicami, pozostaje w gestii dyrekcji poszczególnych placówek – dodaje Aneta Terlikowska-Kuchta, pełnomocniczka prezydenta ds. OCUW. - Budujemy nowoczesną jednostkę, która będzie realnym wsparciem dla szkół i przedszkoli. Zależy nam na tym, aby OCUW stało się centrum kompetencji, współpracy i rozwoju – zarówno dla pracowników, jak i dla całej miejskiej oświaty.

Zmiany będą jednak widoczne w tle. Dyrektorzy zyskają więcej czasu na pracę z uczniami, bo nie będą musieli zajmować się skomplikowanymi sprawami administracyjnymi.
Choć trudno dziś podać dokładne oszczędności, miasto podkreśla, że OCUW przyniesie realne korzyści finansowe. Standaryzacja procedur, uproszczenie procesów i lepsza kontrola nad wydatkami pozwolą skuteczniej zarządzać budżetem i ograniczyć błędy. Specjalizacja pracowników podniesie jakość usług, a scentralizowana struktura zapewni ciągłość pracy nawet przy nieobecności części osób.

Prace nad OCUW poprzedziła szczegółowa analiza różnych modeli wspólnej obsługi finansowej. Dane jasno pokazały, że dotychczasowy system był mniej efektywny i trudniejszy do nadzorowania. Centrum ma więc nie tylko uporządkować finanse, ale także podnieść standardy i bezpieczeństwo w placówkach. Jednolity system finansowo-księgowy działa już w większości miejskich jednostek od 2021 roku. OCUW to kolejny krok w stronę cyfryzacji i nowoczesnych rozwiązań organizacyjnych w mieście.